Změna e-mailového nástroje je jako stěhování. Vypadá jednoduše, ale v praxi může způsobit zmatek, ztrátu dat i výpadky v komunikaci.

Dobrá zpráva? S dobře zvládnutou migrací můžete nejen přejít na novou platformu, ale zároveň výrazně zlepšit celý svůj e-mail marketing.

Proč firmy mění nástroje?

Pandemie, rychlý růst e-commerce i změny v očekávání zákazníků odhalily limity mnoha starších systémů.

Firmy dnes často přecházejí na modernější nástroje, které umožňují:

  • lepší automatizaci a segmentaci,
  • kvalitnější doručitelnost,
  • přehlednější reporting,
  • propojení s CRM nebo CDP.

Ale pozor – přechod není jen o exportu kontaktů a importu do nové platformy. Úspěšná migrace vyžaduje plán, podporu vedení a dobrou přípravu.

1. Připravte si migrační plán na míru

Každá firma je jiná. Jiný způsob práce s daty, jiný tým, jiná složitost kampaní.

Migrace musí reflektovat realitu vašeho e-mailingu:

  • Jak pracujete s personalizací a segmentací?
  • Odkud čerpáte data (CRM, e-shop, ERP)?
  • Jaké automatizace používáte?

Místo univerzálního řešení si připravte plán, který bude reflektovat i méně viditelné faktory – jako jsou interní procesy, schvalování, IT kapacity nebo návyky týmu.

2. Získejte podporu vedení (C-level)

Přechod na nový nástroj je změna, která zasáhne více týmů – marketing, obchod, IT i vedení.

Bez podpory shora to bude běh na dlouhou trať.

Silný mandát od vedení pomáhá:

  • předejít zdržování,
  • nastavit jasné priority,
  • zajistit dostatečné kapacity,
  • ochránit migraci před “běžným provozem”.

3. Nastavte si realistické priority

Většina lidí ve firmách jede na 80–90 % své kapacity. A migrace není úkol na hodinku.

Je potřeba jasně říct, co má prioritu – a najít časové bloky, které lze věnovat migraci, aniž by ohrozily běžný provoz.

Firmy často využívají externí partnery (jako jsme my v Mailbakers), kteří:

  • drží celý proces pohromadě,
  • upozorňují na rizika,
  • zajistí koordinaci napříč odděleními,
  • pomáhají s testováním i školením.

4. Využijte migraci jako příležitost ke zlepšení

Nový nástroj je nová šance.

Je to ideální chvíle zastavit se a udělat audit současného e-mailingu:

  • Které kampaně fungují a které ne?
  • Máme ještě šablony z roku 2018?
  • Jsou naše automatizace stále aktuální?
  • Umíme naplno využít nové funkce?

Při migraci většinou stejně musíte vše nastavit znovu. Tak proč to rovnou neudělat lépe?

5. Udělejte audit všech kampaní a dat

Než starý nástroj vypnete, zkontrolujte, že máte zálohované:

  • kontakty, seznamy, segmenty
  • statistiky (openy, kliky, odhlášení)
  • šablony a jejich historii
  • automatizace a scénáře
  • propojení na další systémy (CRM, e-shop, CMS…)

Doporučujeme si k tomu přizvat technického partnera, který ví, na co si dát pozor.

Ztracená automatizace nebo špatně importované tagy mohou znamenat týdny práce navíc.

Shrnutí: Migrace nemusí bolet

Ano, přechod na nový e-mailingový nástroj je náročný. Ale pokud:

  • máte plán,
  • podporu vedení,
  • rezervovaný čas,
  • kvalitního partnera,
  • a chuť zlepšit svůj e-mailing,

pak se z technické nutnosti stává strategická příležitost.

Chystáte se na migraci nebo výběr nového nástroje?

V Mailbakers jsme pomohli desítkám firem přejít z (a do) Ecomailu, Mailchimpu, Smartemailingu, Meiro a dalších. Rádi pomůžeme i vám.